Diga “no” a tareas repetitivas y que consumen mucho de su tiempo

BY KAIZEN INSTITUTE SPAIN - 2016-05-19

Elaborar diferentes contratos de trabajo, enviar emails masivos, o proceder a la impresión en serie de cartas, sobres y etiquetas son algunos ejemplos de tareas que forman parte del día a día de las empresas. Se trata de actividades que, llevadas a cabo de forma manual, exigen tiempo, son susceptibles de error y conllevan la repetición de algunos de los procesos más básicos, tales como escribir el nombre del primer y segundo otorgante o insertar el remitente, el destinatario y la dirección. ¿Y si la existencia de pequeños automatismos fuese capaz de facilitar y optimizar todos estos procesos?

“Low Cost Automation” es la solución para simplificar tareas repetitivas, mejorando la eficiencia de los servicios y minimizando errores en los procesos. De esta forma, se consigue – a través de la utilización de algunos automatismos, como la creación de “macros” en Excel – generar la réplica de tareas, dejando de ser necesarias acciones manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo.

Modelos personalizados, tablas dinámicas, fórmulas de cálculo o formatos condicionales son otros ejemplos de automatismos que permiten a las empresas responder de forma optimizada a tareas que consumen mucho tiempo, complejas, a veces realizadas por varios colaboradores y que, también por eso, pueden generar desánimo y desmotivación en las personas. A través de la automatización de bajo coste, las tareas se rentabilizan y facilitan, garantizando la mejora de la motivación de los trabajadores, con un menor margen de errores y contribuyendo así a la mejora de la calidad y aumento de la productividad de los procesos.

A través de automatismos personalizados y adaptados, la realidad de cada empresa, la organización tendrá procesos diferenciadores, con una acción y un lenguaje más simplificado, ágil, característica y compatible a su realidad. Automatizar con bajo coste es sinónimo de mejores resultados – más eficaces y eficientes -, capaces de facilitar un conjunto de tareas que, de forma regular, absorverían tiempo a las personas. Así, con simples automatismos quedan atrás procesos demorados y con errores.


 
 
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