Cinco pasos para poner fin al "papeleo ", convirtiéndolo en un archivo organizado, selectivo y eficaz

BY KAIZEN INSTITUTE SPAIN - 2016-07-07

¿Cuántas veces se ha sentido frustrado por no conseguir encontrar un documento determinado, clave para resolver una situación inesperada y que necesita solución inmediata? Este hecho cotidiano, se debe a la falta de organización documental, más conocida en la jerga administrativa como “papeleo”, que afecta a miles de organizaciones, sobretodo entidades gran dimensión y más burocráticas, como el caso de hospitales o instituciones del sector bancario y seguros.

En el momento en que, más que nunca, la información se asume como un recurso estratégico fundamental, la realidad muestra que son numerosas las organizaciones que se encuentran con sistemas y formatos de documentación disgregados, ausencia de reglas y de responsabilidad del archivo. A este nivel, se ha de tener en cuenta la necesidad de proceder a la destrucción de información innecesaria, algo que, de no llevarse a cabo, contribuye al crecimiento masivo del archivo que, a su vez, conducirá a la falta de espacio e infraestructuras para tal efecto. Todos estos factores, conjugados, elevan el grado de dificultad en la búsqueda de determinados documentos e informaciones que, a su vez, dan origen a tiempos de respuesta más elevados.

Los hechos muestran que a las empresas no le faltan motivos para proceder a la implementación de un método de archivo eficaz, que les permita sacar el máximo partido de la información almacenada. Si no, veamos:

  • - La ausencia de un concepto de organización para el sistema de archivo, ocasiona su sobrecarga frente a la cantidad de información a tratar. La búsqueda se vuelve más difícil, el espacio reducido, la productividad disminuye y la desmotivación y estrés aumentan.
  • - El tratamiento de la información – un proceso que conlleva la selección, clasificación, organización y archivo – consume, de media, el 25 por ciento del tiempo de trabajo disponible, un indicador revelador del desperdicio subyacente a la existencia de un sistema de archivo ineficiente.
  • - Un archivo ineficaz compromete el tiempo, la velocidad y la calidad con que se desarrollan las tareas implicadas. En consecuencia, aumenta la desmotivación del equipo y compromete los tiempos de respuesta en la ejecución de tareas.

Se siguen, por eso, cinco pasos que prometen transformar la maraña de papeleo que se acumula en los lugares más recónditos en un conjunto documental funcional, organizado, selectivo, accesible y eficaz, que podemos denominar archivo:

1. Listar los documentos existentes en el área de trabajo y validar la necesidad de su existencia;

2. Evaluar la legislación vigente en lo que respecta a los tiempos de archivo obligatorio para cada tipo de documento;

3. Clasificar el archivo de acuerdo con la frecuencia de utilización, el número de usuarios, el tamaño del documento:

  • - “Carpetas Colgantes” – documentos con elevada frecuencia de archivo y consulta, de volumen y organización flexible.
  • - “Dosieres” – archivo permanente de media frecuencia de consulta.
  • - Cajas de Archivo – documentos de muy baja frecuencia de utilización. Se trata de un archivo inactivo en sí.

4. Definir reglas de archivo por tipo de documento necesario (responsabilidades, tiempo en archivo, tiempo al fin del cuál el archivo debe destruirse, método de destrucción, etc);

5. Crear normas de identificación del archivo recurriendo a la utilización de la gestión visual.

Tras haber creado las normas, y de cara a mantener las buenas prácticas, ha de ajustarse, siempre que sea necesario, el estándar de archivo predefinido de acuerdo con las nuevas necesidades. De las buenas prácticas de gestión y mantenimiento de un archivo se hace, de igual modo, parte la destrucción de información innecesaria, de acuerdo con los cumplimientos de los timmings.

La implementación de un método eficaz de archivo, tendrá impacto inmediato en la reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos, hecho que, de forma automática, contribuirá a una mayor motivación de los equipos. Las organizaciones se convierten en más transparentes, liberarán más espacio y reducirán el volumen de costes.


 
 
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