Cómo resolver cualquier problema usando... un bloc de post-its

BY KAIZEN INSTITUTE SPAIN - 2017-03-30

¿Y si le dijesémos que puede resolver cualquier problema usando un simple bloc de post-its? Puede parecer increíble, pero es verdad.

El primer paso para resolver un problema es ententer que se compone de varias piezas individuales de información, relacionadas entre sí. Esto esto es válido para cualquier problema, sea un retraso recurrente en los pedidos, fallos de comunicación entre equipos de proyecto o reclamaciones constantes por parte de los clientes. Lo que necesitamos es entender cuáles son las piezas de información y cómo se relacionan. Es decir, cómo nos pueden ayudar a entender el problema y llegar a la solución.

Un bloc de post-its es todo lo necesario para poner orden en el caos. Aunque actualmente se utilizan mucho en sesiones de brainstorming, también se pueden utilizar para ayudar a alguien a pensar de forma más organizada e identificar los distintos factores de un problema.

Para obtener los mejores resultados con este proceso, es necesario que cada pieza de información esté escrita en un post-it, de forma que sea fácil de leer y comprender. Debe ser lo más breve posible, sin dejar de explicar la situación. Este ejercicio ayuda a que cada persona se centre en aquello que realmente es importante. Cada post-it puede contener un hecho, una opinión o una suposición, pero conviene que se diferencien claramente para evitar confusiones. A continuación, será necesario reflexionar sobre la información creada, buscando una solución para los problemas mapeados.

Los post-its se pueden organizar según distintos estándares, de acuerdo con la naturaleza del problema. En listas, árboles, donde existe una jerarquía que puede ser de arriba a abajo, o viceversa; o en mapas, en el caso de relaciones más complejas en las que cada pieza de información se relaciona con las otras. De este modo, es posible resolver problemas identificando todas las piezas de información, organizándolas de forma estandarizada y centrándose en lo realmente importante.

Pero todavía se debe prestar atención a otro aspecto; al crear varias piezas de información, sean problemas, causas o soluciones, existe una tendencia a identificar solo lo obvio. Es posible, por ejemplo, pensar en una solución que creamos acertada y conformarnos con ella. Sin embargo, por lo general, existen varias soluciones posibles y la clave radica en encontrar la mejor y considerar siempre varias alternativas. Esto se debe hacer a través de un proceso de divergencia (en el que listamos varias alternativas) y de convergencia (en el que, tras considerar las distintas alternativas, se selecciona la mejor).

Cuando los post-its se utilizan y organizan correctamente, se permite simplificar cualquier problema, aclarando cada uno de los componentes del proceso, convirtiendo la resolución mucho más eficiente y agradable. ¡Pero como para comprobarlo, no hay nada mejor que ponerlo en práctica!


 
 
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