El futuro del aprovisionamiento

Desde el comienzo de la pandemia, la cadena de suministro mundial se enfrenta a varios desafíos. Estas disrupciones ya han tenido varias repercusiones negativas en la industria, concretamente la falta de materias primas que, en algunos casos, se tradujo en una reducción de la cadencia de producción o incluso en el cierre de turnos. Aunque existe una previsión de crecimiento del consumo a nivel mundial asociada a la implementación de los planes de vacunación, si no se superan los problemas de la cadena de valor, las organizaciones no podrán aumentar su facturación. Por lo tanto, la función de gestión de la cadena de suministro y aprovisionamiento tiene un papel fundamental para la empresa, ya que sus decisiones tienen un impacto directo en el servicio al cliente y en los resultados de las organizaciones.

El método tradicional

De forma histórica, hay un departamento de Compras dedicado a establecer contratos con los proveedores y supervisar el proceso de compra. Este área asume generalmente una posición transaccional, en la que los proveedores son vistos simplemente como suministradores de bienes o proveedores de servicios.

Como el departamento se evalúa por el ahorro de costes y no por la seguridad de las entregas y la consecuente garantía de facturación, el precio de compra más bajo es el principal factor de decisión. Así, cuando es necesario recurrir a medidas extraordinarias para garantizar la entrega en plazo de los componentes, como el uso de transporte prioritario o la compra de materiales a un precio superior, el aumento de precio suele asignarse a otros departamentos de la empresa.

Aunque en la mayoría de las compañías existen varios proveedores para los mismos materiales, con el objetivo inicial de comparar precios y aumentar la capacidad de negociación, existe un desconocimiento generalizado del número de proveedores existentes, ya que cerca del 50% de los proveedores de las empresas están inactivos y el tiempo dedicado a su desarrollo es inferior a 1 día al mes.

Aprovisionamiento 4.0: un cambio disruptivo de paradigma

Desde un enfoque holístico, el aprovisionamiento engloba las funciones de aprovisionamiento, compra y suministro. El aprovisionamiento consiste en todas las actividades relacionadas con la búsqueda de nuevos bienes, servicios y proveedores en el mercado y su negociación considerando las necesidades de la empresa. Las compras, por su parte, se refieren al cierre de los contratos con los proveedores y al seguimiento del proceso desde la adquisición hasta el pago. Por último, el suministro tiene como objetivo gestionar el flujo de entrega de bienes y servicios.

Por lo tanto, el área de aprovisionamiento debe adoptar un papel estratégico, centrándose en el beneficio en su conjunto y evaluando el coste total de la propiedad (Total Cost of Ownership). Al ser una función interdisciplinaria, debe participar, junto con los departamentos comerciales, de desarrollo y de producción, en la formulación e implementación de la estrategia corporativa y en la planificación de la demanda y la capacidad.

Basándose en el poder de la demanda de la empresa y en el poder de la oferta de las fuentes externas, debe desarrollarse una estrategia adaptada a cada categoría para maximizar la creación de valor. Los proveedores deben ser considerados como partners comerciales, en los que también se consideran la innovación, la calidad, el valor a largo plazo, el riesgo y la sostenibilidad. También es muy importante garantizar que la comunicación con estos partners se realice exclusivamente a través de este departamento, transmitiendo un único mensaje de forma clara y sencilla.

Para garantizar la transparencia de la cadena de valor, es fundamental implementar herramientas digitales que permitan visualizar en tiempo real el estado de los diferentes pedidos y los niveles de stock de los materiales. Este conjunto de indicadores, también conocido como torre de control, apoyará al equipo de aprovisionamiento en la toma de decisiones y en la evaluación del rendimiento de los demás proveedores. En estos modelos de evaluación es fundamental incluir indicadores relacionados con el nivel de servicio, como retrasos o fallos en las entregas. Tecnologías como RFID o Blockchain también pueden ser de gran utilidad para el seguimiento en la cadena de valor, al permitir un seguimiento continuo del estado y la localización de cada material.

Para complementarlo, es fundamental que se implementen rutinas de comunicación entre, al menos, Producción, Aprovisionamiento y el área Comercial. En estas war rooms se analizan los principales indicadores y se toman decisiones de planificación. Por lo tanto, es esencial que los equipos de aprovisionamiento cuenten también con recursos humanos competentes desde el punto de vista técnico y comercial, y que se consideren parte de una carrera atractiva dentro de la empresa.

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