Caso de estudio

Simplificar un modelo de red complejo de almacén e inventario 

El almacén suele ser el último lugar donde se controla un producto antes de que salga hacia su viaje final, el del cliente. Así pues, el almacén es sinónimo de dinero.

Sólo una operación muy ágil, que tenga los productos adecuados en el momento adecuado, puede contestar a los plazos de entrega al cliente, cada vez más cortos y exigentes. Las operaciones de recepción, picking y almacenamiento deben estar perfectamente alineadas y coordinadas para evitar las horas de trabajo extra, la sobrecarga de los medios de movimiento de materiales, como los apiladores de pallets o las carretillas elevadoras y el exceso de búsqueda a causa de los errores de información sobre las ubicaciones reales de los productos.

Estas operaciones no sobreviven solas, sólo pueden conseguirse con una buena gestión del stock. Podemos tener un buen proceso de picking, pero sólo funcionará si se dispone de las referencias y cantidades adecuadas. Además, esto evitará el estancamiento del flujo de caja debido a un stock obsoleto con meses o años de cobertura que puede conducir a la urgencia innecesaria de adquirir más espacio de almacenamiento.

La empresa

Esta empresa es líder en el mercado de distribución de papel y artículos de oficina. En 2019, la empresa completó la fusión de dos empresas en el mercado alemán para ampliar su operación y cuota de mercado.

sta adquisición condujo a la necesidad de alinear toda la información y estandarizar todo el proceso para que la operación pueda seguir ejecutándose sin problemas tras el periodo de transición. Sin embargo, antes de la fusión, los costes de transporte, que solían representar el 9,3% de la facturación total, aumentaron hasta el 13% en 2021. Una tendencia similar ocurrió con los costes de almacenamiento: del 12% al 21%.

Para mantener un negocio rentable, la empresa necesitaba entender dónde estaba este coste y cómo se podía reducir aumentando las sinergias de la red.

El desafío

Actualmente, la empresa tiene 17 almacenes repartidos por todo el país. Hay 3 centros principales: dos en el Norte y uno en el Sur. Cada almacén debe satisfacer la demanda de su región de influencia predefinida. A pesar de la descentralización de los stocks, existe una red de transportes intra-logísticos que se utiliza como respuesta a:

  • Selección de la asignación de stock realizada por el equipo comercial
  • Problemas de disponibilidad de stock en los almacenes preferidos

La ocupación media de la flota se sitúa en torno al 70% en los distintos puntos, consecuencia de una red casi totalmente interconectada para poder responder a prácticamente cualquier escenario de demanda y a las exigencias de traslado de stock

Para la demanda local, cada almacén tiene una flota de pequeños camiones que actúan en las recogidas y entregas directamente al cliente final. Los clientes obtienen unos niveles de servicio del 60% debido al efecto compuesto del nivel de servicio del 90% del intra-transporte y luego de la entrega de última milla.

El enfoque

1. Redefinir la estrategia de mantener y comprar stock

El análisis ABC XYZ es fundamental para optimizar el inventario. Empieza clasificando cada SKU según su volumen de ventas (ABC) y su frecuencia (XYZ), que es una aproximación al riesgo debido a las fluctuaciones. Este abordaje separa las SKU en 9 clases diferentes que nos permiten crear rápidamente una regla estratégica para cada categoría. Por ejemplo, las referencias BZ, CY, CZ deben tener niveles de stock muy bajos y la estrategia debe ser la compra sobre pedido para evitar que se conviertan en obsoletas, aumentando así la rotación.

rotacion de stock

2. Revisar el algoritmo de reposición de stock

El algoritmo de reposición de stock debe ajustarse para que equilibre correctamente el nivel de servicio y la cobertura de stock. En este ejercicio, consideramos la demanda global de toda la red y elaboramos dos escenarios diferentes: uno que utiliza los datos de la demanda futura y otro que analiza la demanda pasada. Los cálculos se hicieron para un periodo de 3 meses, día a día, lo que permite tener en cuenta cualquier tipo de variabilidad de la demanda que pueda aparecer.

El primero conduce a que las roturas sean casi nulas, pero se basa en una previsión de ventas muy buena. El segundo es más conservador, pero todavía muestra un buen equilibrio entre la disminución de los niveles de stock y la mejora del nivel de servicio.

algoritmo reposicion stock

A continuación, se puede ver la evolución del stock y la comparación con los niveles de stock actuales de una única referencia:

algortimo reposicion almacen

3. Mejorar la ocupación de la flota

Los camiones utilizados para las entregas de última milla tienen una ocupación muy baja, tanto en tiempo como en peso. En este tipo de análisis, es importante separar el tiempo de apertura del conductor y del camión. Un conductor puede estar disponible durante su turno (8h), pero el camión está disponible durante todo el día o, como mucho, durante la ventana horaria de entrega fijada por los clientes. La ocupación media en términos de tiempo fue del 33%, lo que ilustra este efecto. En el gráfico siguiente, podemos ver que la mayor parte de las rutas tienen una duración de 8h (línea roja). La oportunidad aquí es crear dos turnos para maximizar la ventana horaria del cliente (línea azul) y, en consecuencia, la ocupación horaria de los vehículos y el número de entregas realizadas al día.

ocupacion de flota

4. Diseñar el mejor modelo de transporte

Para estudiar qué modelo de transporte debe adoptarse, empezamos por clasificar a los principales proveedores y por cuantificar el volumen de demanda de cada región. Se establecieron diferentes escenarios para saber dónde debería entregar cada proveedor y, por consiguiente, dónde debería ubicarse el stock. Cada escenario consideró el número total de km recorridos y el número de camiones necesarios, así como una penalización por cada viaje realizado con baja ocupación.

mejora modelo de transporte

5. Evaluación del diseño de la red

Criterios utilizados para analizar si hay que eliminar algún almacén:

  • Punto central de la demanda en la zona geográfica y la distancia a otros centros/almacenes

punto central zona geografica transporte

  • Tasa de utilización de los almacenes

tasa utilizacion almacenes

  • Costes generales y de transporte local

costes transporte local

  • Potencial aumento de costes en la entrega de última milla (siempre que se elimina un almacén, hay que reasignar la demanda local)

>entrega ultima milla coste

Resultados

Los ahorros estimados con la implementación de las mejoras consideradas son:

  • Reducción de stocks: 4,5M€ de ahorro de efectivo + -260k en P&L
  • Reducción de costes de transporte interno: -1,5 M€ de ahorro
  • Rediseño del almacén y de la red: -360k€ de ahorro

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