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Transformación digital de los Recursos Humanos

La revolución digital está transformando las necesidades de los consumidores, cada vez más exigentes. Las organizaciones se desarrollan a un ritmo cada vez mayor para satisfacer la demanda de servicios más competitivos, ágiles, globales, rápidos y eficaces.

Las experiencias digitales permiten involucrar cada vez más a los consumidores en su interacción con las organizaciones. ¿Y si las interacciones con los procesos de RRHH fueran igualmente user-friendly? ¿Cómo de diferente sería la contribución y el rendimiento de un trabajador tan involucrado con su organización, como un consumidor con sus marcas favoritas?

En este camino, los Recursos Humanos asumen el papel principal, no sólo en su propia transformación, sino también en la formación de toda la organización en las competencias necesarias para la digitalización.

En este camino, los Recursos Humanos asumen el papel principal, no sólo en su propia transformación, sino también en la formación de toda la organización en las competencias necesarias para la digitalización.

Aunque muchas organizaciones declaran tener algo de madurez en las competencias digitales más básicas, como las herramientas de self-service o workflows, pocas son las que dominan las competencias avanzadas, como la automatización de procesos, el seguimiento en tiempo real o analytics. Además de estas limitaciones en las competencias técnicas, hay dos errores muy comunes en la gestión de este proceso de transformación en los Recursos Humanos:

No considerar el impacto sobre las personas y la cultura

Uno de los principales objetivos de la transformación digital es soportar la eliminación del desperdicio, de modo que todos los trabajadores dediquen una parte cada vez mayor de su tiempo en tareas de valor añadido. En este proceso, no considerar el impacto en las personas puede generar frustración y ser la causa del fracaso de esta jornada. Por lo tanto, es esencial cambiar la cultura de la organización para que sea más transparente, cultivando la mentalidad de hablar con datos. Las nuevas herramientas digitales requerirán que los equipos de RRHH sean más interactivos, proactivos y orientados al cliente. No cambiar la misión de los RRHH puede significar el fracaso de la jornada digital no sólo en este equipo, sino en toda la organización.

La transformación digital es solo automatización

El papel de herramientas como el RPA (Robotic Process Automation) en la simplificación y automatización de tareas transaccionales repetitivas, como el procesamiento de sueldos, es innegable. Adoptando una metodología de análisis previo de los procesos críticos, priorización y reingeniería, antes de iniciar la jornada de implementación de RPA, se garantizan resultados disruptivos en la reducción de desperdicios.

El papel de herramientas como el RPA (Robotic Process Automation) en la simplificación y automatización de tareas transaccionales repetitivas, como el procesamiento de sueldos, es innegable. Adoptando una metodología de análisis previo de los procesos críticos, priorización y reingeniería, antes de iniciar la jornada de implementación de RPA, se garantizan resultados disruptivos en la reducción de desperdicios.

Además, la implementación del service-desk es otra forma de transformar la experiencia del cliente, permitiéndole resolver problemas sencillos de forma rápida y autónoma.demás, la digitalización no sólo abre la puerta a la prestación de servicios más ágiles, completos, globales e inteligentes, sino que también permite el upskilling de los trabajadores. No transformar los procesos antes de su digitalización es un error que hay que evitar, ya que la transformación digital es una oportunidad excepcional para revolucionar la interacción de los RRHH con sus clientes internos, adoptando una mentalidad enfocada en el cliente al producir servicios más personalizados y accesibles. 

Una de las aplicaciones más frecuentes de este concepto es la utilización de interfaces de asistencia o asistentes virtuales (chatbots). La implementación de esta herramienta es una consecuencia del ejercicio de mapeo de la jornada del cliente interno. Este ejercicio permite identificar los pain points de la experiencia y reconocer qué procesos deben ser rediseñados para su optimización. Este es el punto de partida que garantiza una visión holística de la interacción con el cliente. Además, la implementación del service-desk es otra forma de transformar la experiencia del cliente, permitiéndole resolver problemas sencillos de forma rápida y autónoma.

Revolucionar la experiencia de contratación y admisión

Con el objetivo de aumentar la involucración de la organización y el número de interacciones con los potenciales candidatos, el mapeo de las fuentes y procesos de contratación puede ser soportado por el uso de chatbots. Este proceso, específicamente diseñado para interactuar directamente y de forma estandarizada con los candidatos, es responsable por las tasas de conversión y el número de candidatos considerablemente más altos que la versión manual.

Además, en el proceso de admisión, varias organizaciones señalan la dificultad de gestionar toda la información y las comunicaciones con los nuevos trabajadores. Tras analizar la información más relevante y eliminar las aprobaciones intermedias innecesarias, el uso de software de gestión de workflows contribuye a la desmaterialización y simplificación del proceso. Desde el momento en que se firma el contrato, se desencadenan acciones secuenciales y automáticas, como el envío de información práctica para la incorporación o incluso la puesta en común de contactos útiles.

Transformar el proceso de desarrollo y formación

En el caso del proceso de formación, los equipos de RRHH suelen dedicar la mayor parte de su tiempo a la gestión del backoffice del proceso (como el envío de convocatorias, la gestión de la asistencia, la evaluación de las sesiones, la conciliación de los horarios de formadores y alumnos, entre otras cosas). Para aumentar el tiempo que estos equipos dedican a las tareas de valor añadido en la gestión de la formación, es esencial rediseñar y estandarizar el proceso soportándolo con herramientas digitales que faciliten la interacción entre organizador, alumno y formador.

También es posible utilizar conceptos de gamificación para aumentar la satisfacción y la tasa de asistencia a la formación, por ejemplo, utilizando elementos de competición como rankings y leaderboards.

Simplificar la gestión de beneficios

Mantener la actualización de la cartera de beneficios y las condiciones de trabajo de todos los trabajadores es una tarea sin valor añadido que exige mucho tiempo a los equipos de RRHH. A menudo, estos documentos requieren firmas, lo que aumenta la gestión de papel y archivos asociada a este proceso.

A pesar de esto, es difícil para el trabajador consultar su situación actual de empleo con respecto a las condiciones de trabajo, la remuneración y los beneficios. Para aumentar la satisfacción de los trabajadores y mejorar su experiencia, varios departamentos de Recursos Humanos han adoptado sistemas digitales que permiten el upload, la firma digital y la consulta rápida de todos los beneficios, sin la carga administrativa asociada.

Muchas empresas han transformado digitalmente sus operaciones de RRHH y han conseguido un mejor rendimiento financiero, una mayor diversidad en la organización y un aumento de la productividad. Cuando el primer paso de esta transformación es la simplificación, la tecnología puede utilizarse para rediseñar los procesos y obtener resultados excepcionales en la calidad de los servicios prestados por los equipos de RRHH.

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