Benchmarks y casos de estudio

Mejora continua en un Ayuntamiento

Este proyecto se desarrolló en el departamento de aprovisionamiento del ayuntamiento con el objetivo de reducir los leadtimes de los procesos. Las tres áreas de mejora fueron el seguimiento de los KPI, las rutinas diarias de gestión y la mejora, estandarización y automatización de las tareas. Al final, los leadtimes de los procesos se redujeron un promedio del 43%.

La empresa

El Ayuntamiento es el órgano ejecutivo de la ciudad y su misión es definir e implementar políticas que promuevan el desarrollo del municipio en diferentes áreas, como: acción social, medio ambiente, cultura y ciencia, educación, ordenación del territorio y urbanismo, patrimonio, protección civil, etc.

Este proyecto se desarrolló en el departamento de aprovisionamiento que forma parte del área financiera del municipio. Gestionando un presupuesto de unos 24 M€ al año, actualmente se compone de 32 personas organizadas en 2 divisiones: la división de contratos públicos y la división de contratos centralizados.

Las principales responsabilidades del departamento son: garantizar la orientación jurídica de la actividad de aprovisionamiento del municipio y la gestión de compras y contratos de las categorías centralizadas.

El desafío

En la fase de planificación, se mapearon los principales procesos y se identificaron muchas oportunidades con el objetivo de reducir los leadtimes de los procesos.

Los equipos estaban realizando actividades sin valor añadido para los clientes internos, no había KPIs ni seguimiento de la actividad diaria y los productos y resultados de los procesos variaban mucho debido a la falta de estandarización.

Cause-effect diagram

Mapas de los procesos

El enfoque

Los pilares de la mejora fueron los siguientes:

  • Seguimiento del leadtime del proceso
  • Gestión diaria
  • Mejora, estandarización y automatización de tareas y formularios

Seguimiento del leadtime del proceso

El primer paso del proyecto fue identificar los principales indicadores de rendimiento y definir el sistema de medición: fórmulas de cálculo, input de datos y base de datos de almacenamiento.

Entonces, se creó la base de datos en MS Excel y los equipos empezaron a rellenar los datos de los procesos. Durante las primeras semanas, hubo un procedimiento de control para garantizar que los inputs fueran correctos.

Por último, se creó un dashboard con análisis leadtime en MS Power BI. Este dashboard permitía verificar en tiempo real el número de procesos abiertos, el leadtime medio por etapa del proceso, la tasa de ejecución del proceso (en términos de presupuesto y tiempo) y el análisis del Backlog (por persona, cliente interno, fecha de entrada y tipo de procedimiento). El ahorro total que representa todas las mejoras realizadas por los equipos también se muestra en el informe para motivar a las personas a seguir adelante.

Relationship diagram of the factors involved in excess weight

Proceso para definir los KPI hasta el setup del informe

Relationship diagram of the factors involved in excess weight

Dashboards de KPIs

Gestión diaria

Todos los equipos se incorporaron a las nuevas rutinas de gestión diaria, como las reuniones de equipo para analizar los KPI, el plan de trabajo y el seguimiento de las mejoras y el registro de los KPI.

Los cuadros de equipo que soportan las reuniones semanales tienen 5 elementos fundamentales: mapa de agenda y asistencia, área de comunicación, tareas pendientes, cuadros de mando de KPIs y ciclo de mejora (PDCA).

Dado que este proyecto empezó durante la pandemia de covid-19, las reuniones del equipo se realizan de forma virtual y el cuadro se creó en una herramienta digital.

Table of results

Cuadro y reuniones diarias de gestión del equipo

Mejora, estandarización y automatización de tareas y formularios

La última fase del proyecto consistió en optimizar las tareas repetitivas sin valor añadido para los gestores de categorías.

Una de las tareas simplificadas fue el proceso de introducción de datos de las facturas de la categoría de Comunicación que se redujo de 4 horas a 5 minutos.

A continuación se creó un manual de procedimientos con el objetivo de centralizar toda la información necesaria para el departamento. Incluyó la secuencia de tareas para cada categoría de proceso, instrucciones de trabajo, plantillas para abrir procedimientos y el manual de SAP. El documento es interactivo y de libre acceso.

Resultados

Se observó una reducción del Lead Time en todos los procesos, con la mejora más significativa en los ajustes directos (una media del 55%). En las licitaciones públicas nacionales e internacionales, los leadtimes se redujeron un 12% y un 39% respectivamente.

#sector público #cultura y organización #administración y servicio

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