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Mejora continua: implementación de un programa de KAIZEN™ Diario 

¿Cuál es la importancia de adoptar KAIZEN™ Diario para crear una Cultura KAIZEN™?

La práctica de la mejora continua en las organizaciones se basa en adoptar una cultura KAIZEN™ modificando los comportamientos y creencias de las personas. Uno de los pilares de esta transformación es la implementación de un Programa de KAIZEN™ Diario.

El KAIZEN™ Diario es un programa adoptado para promover comportamientos KAIZEN™ en los equipos naturales a todos los niveles, líderes de equipo y miembros, y se enfoca en el desarrollo de las personas, la resolución de problemas y las mejoras sostenidas. Deben suponer tanto un equipo como un líder de equipo, de cualquier nivel y área de una organización. Cualquier departamento que actúe en equipo, tenga un flujo de trabajo basado en procesos y produzca cualquier tipo de output, y cuyo objetivo sea mejorar los resultados, la gestión del equipo y el entorno, como la cadena de suministro, servicios, desarrollos, innovación o el departamento de marketing y ventas, puede ejecutar un Programa de KAIZEN™ Diario.

Para muchos equipos, los líderes de equipo no desempeñan correctamente su trabajo, ya que no tienen tiempo para gestionar, dar soporte, ni realizar acciones de mejora con su equipo. Así pues, el primer paso es desarrollar las competencias de los líderes de equipo para la resolución de problemas y la mejora continua, así como para la gestión de los miembros del equipo y su involucración en las actividades de mejora continua y en la resolución diaria de problemas. Este será el punto de partida para implementar el Programa de KAIZEN™ Diario.

¿Cómo se organiza el Programa de KAIZEN™ Diario?

El plan de implementación del programa se basa en una hoja de ruta organizada por sprints y por las diferentes competencias que deben desarrollarse durante el viaje de mejora, tanto por parte de los líderes como de los miembros del equipo.

Planificación KAIZEN™ Diario

Definiendo el Roadmap u hoja de ruta, el primer paso del Daily Kaizen™ Planning, se completa una evaluación de la preparación para entender si los equipos están listos para adoptar las prácticas de gestión diaria. Es un análisis de la organización para verificar si esta está dividida en equipos naturales organizados por flujos de valor, cuáles son las cascadas de reuniones y si los líderes de los equipos tienen un span of control razonable.

Gestión diaria

El primer sprint del roadmap es referente a la gestión diaria, donde el líder del equipo debe utilizar los principios de liderazgo KAIZEN™ adquiridos y las competencias de gestión de equipos para involucrar a todos los trabajadores en acciones frecuentes de mejora continua. En las reuniones diarias del equipo y utilizando cuadros visuales de equipo, los líderes deben identificar los problemas, establecer objetivos, controlar los KPI del Gemba y actuar inmediatamente con contramedidas

Estandarización

A esto le sigue el segundo sprint, estandarización, para implementar mejores estándares de trabajo para solucionar los problemas previamente identificados, utilizando herramientas como: 5S, Trabajo Estándar, Kamishibai, Gemba Walks y Cadena de Ayuda.

Formación y Coaching

El siguiente sprint está relacionado con la formación y coaching, concretamente con la definición de las instrucciones del trabajo, Kata Mejora y Coaching Kata, que son rutinas para ayudar tanto a los equipos como a los líderes a desarrollar nuevos hábitos y competencias de mejora.

Resolución avanzada de problemas

Por último, está la resolución avanzada de problemas con herramientas como la matriz y medios de calidad autónoma, el A3 de resolución de problemas y sofisticadas plataformas digitales para gestionar los KPI.

Durante todo el proceso, las organizaciones deben verificar el trabajo estándar del líder para utilizar mejor el tiempo y los recursos y comprender cómo puede mejorar las relaciones con el equipo, fomentando al mismo tiempo una cultura de apertura al cambio.

gestion diaria

¿Cuál es la importancia de los cuadros visuales?

La utilización de cuadros de rendimiento y de resolución de problemas, virtuales o físicos, es esencial para el éxito del Programa de KAIZEN™ Diario, ya que permite visualizar los KPI para ayudar a establecer contramedidas específicas, aumenta la organización y la planificación del trabajo y permite la posibilidad de dinamizar el modelo PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar). Sin embargo, los cuadros visuales tienen el riesgo de desagregar las acciones o de ser demasiado grandes y con exceso de información.

Los cuadros visuales son apropiados cuando permiten a los equipos naturales contestar a las cinco preguntas siguientes:

  • ¿Estamos ganando o perdiendo en 3 segundos?
  • ¿Cómo evoluciona la métrica a lo largo del tiempo?
  • ¿Qué acciones vamos a ejecutar cada día?
  • ¿Cuáles son las causas principales a lo largo del tiempo?
  • ¿Cómo podemos eliminar un problema sistémico con contramedidas eficaces para mejorar?
  • Además, otras competencias de KAIZEN™ Diario que deben potenciarse con cuadros visuales en las reuniones de equipo son la planificación del trabajo en equipo, la implementación del trabajo estándar, la utilización de instrucciones de trabajo para formar a las nuevas personas y la mejora de las relaciones laborales.

    Un ejemplo de cuadro:

    cuadro gestion equipos

    ¿Por qué necesitamos un Programa de KAIZEN™ Diario?

    El objetivo de implementar un Programa de KAIZEN™ Diario es cambiar la cultura organizativa de tradicional hacia una cultura KAIZEN™ para aumentar constantemente la porción de la organización que trabaja en la mejora. Una organización que se gestiona de forma tradicional es aquella en la que es frecuente el apagafuegos no estructurado. A saber, hay que solucionar problemas recurrentes, una gran cantidad de muda (tareas sin valor añadido) y una incapacidad para mantener las mejoras. Aquí surge la noción del Programa de KAIZEN™ Diario para transformar este entorno tradicional en una Cultura de Mejora KAIZEN™ basada en la resolución de problemas con gestión visual, estandarización, mejora continua, y desarrollo de los miembros del equipo.

    ¿Todavía tienes preguntas sobre KAIZEN™ Diario?

    ¿Qué es la gestión diaria?

    La gestión diaria es la creación de prácticas y rutinas para el seguimiento sistemático de los equipos, el análisis de las desviaciones y las causas raíz, y la identificación de oportunidades de mejora, para impulsar una cultura de mejora continua diaria en la que todos estén involucrados todos los días en todas las áreas de la organización.

    ¿Qué es la estandarización?

    La estandarización es una herramienta de mejora continua que se refiere a la documentación de las mejores prácticas actuales para una actividad concreta, por ser la más fácil y segura de alcanzar y mantener un nivel de calidad definido. Una vez formado un estándar, se puede seguir mejorando y ayudar a crear un nuevo estándar, y así sucesivamente.

    ¿Qué es la resolución avanzada de problemas?

    La resolución avanzada de problemas es la capacidad de solucionar problemas complejos, como la reducción de desperdicios, impulsando equipos multifuncionales y herramientas digitales.

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